Datenschutzinformationen sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden. Sie informieren darüber, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und geschützt werden. Doch die Erstellung und Anpassung ist nicht immer einfach. Es gibt einige Herausforderungen, die Sie beachten müssen:
Schritt 1: Klärung der Verarbeitungssituation
Noch bevor es an die Erstellung von Datenschutzinformationen geht, ist die eigene Verarbeitungssituationen zu analysieren:
- Welche personenbezogene Daten verarbeite ich?
- Zu welchem Zweck verarbeite ich die Daten?
- In welcher Funktion (Verantwortlicher/Auftragsverarbeiter) verarbeite ich die Daten?
- Habe ich eine Rechtsgrundlage?
- Wie lange speichere ich die Daten?
- Habe ich hinreichende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen implementiert?
- Besteht ein Verarbeitungsverzeichnis?
- Habe ich ein System, um Anfragen Betroffener (z.B. Auskunft, Widerruf, Widerspruch, Löschung) zu bearbeiten?
- Bestehen besondere Risiken für die Betroffenen, sodass ich möglicherweise sogar eine Datenschutzfolgenabschätzung durchführen muss?
Schritt 2: Erstellung von Datenschutzinformationen
Erst wenn die eigene Verarbeitungssituation geklärt ist, macht es Sinn sich um die Erstellung von Datenschutzinformationen zu kümmern. Dabei gilt:
- Die Datenschutzinformationen müssen klar, verständlich und transparent sein. Sie dürfen keine Fachbegriffe oder unklare Formulierungen enthalten, die verwirren oder abschrecken könnten.
- Die Datenschutzinformationen müssen kundenspezifisch und kontextbezogen sein. Sie müssen sie auf die jeweilige Zielgruppe, das Produkt oder den Service und den Kanal zuschneiden.
- Die Datenschutzinformationen müssen rechtssicher und konform sein. Sie müssen den geltenden nationalen und internationalen Vorschriften entsprechen.
- Die Datenschutzinformationen müssen auf geeignete Weise zur Verfügung gestellt werden.
Schritt 3: Änderungen nachhalten
Viele begehen den Fehler zu glauben, dass wenn sie erstmal Datenschutzinformationen haben, sie dieses Thema für sich abhaken können. Das ist jedoch ein großer Irrtum!
Die Datenschutzinformationen müssen aktuell und vollständig sein. Sie müssen sie daher regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sowohl Änderungen in der Gesetzgebung und Rechtsprechung als auch in den eigenen Verarbeitungsprozessen Rechnung zu tragen:
- Etablieren Sie einen Prozess, der sicherstellt, dass Sie bei Änderungen in Ihren Prozessen auch die Aktualität und Vollständigkeit der Datenschutzinformation überprüfen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie auf dem Laufenden sind über Veränderungen bei den einzuhaltenden Vorgaben.
Fazit
Es zeigt sich, um all diese Herausforderungen zu meistern, benötigen Verantwortliche eine effektive Strategie. Datenschutzinformationen sind mehr als nur ein gesetzlicher Pflichtbestandteil. Sie sind ein Ausdruck von Verantwortung, Vertrauen und Wertschätzung gegenüber den Kunden. Fehlerquellen gibt es dabei neben den hier angeschnittenen noch viele weitere. Es lohnt sich daher, in die Qualität und Aktualität der Datenschutzinformationen zu investieren. Gerne unterstützen wir Sie dabei eine effektive Strategie für sich zu finden und sicher umzusetzen.
